হোটেলে ডাবল বুকিং কেন হয়, আর কীভাবে পুরোপুরি বন্ধ করবেন
রাত ১০টায় একজন গেস্ট ব্যাগ হাতে রিসেপশনে এসে বললেন, "আমি Booking.com-এ ২০৪ নম্বর রুম বুক করেছি।" অথচ বিকেলেই ওই রুমের চাবি আরেকজনকে দেওয়া হয়ে গেছে। এটাই ডাবল বুকিং। এর দাম শুধু একটা রুমের ভাড়া না: খারাপ রিভিউ, রাগান্বিত গেস্ট, আর অনেক সময় OTA-র জরিমানাও।
ডাবল বুকিং আসলে কেন হয়
প্রায় সব ক্ষেত্রে কারণ একটাই: রুমের হিসাব এক জায়গায় থাকে না। একই রুম কয়েকটা জায়গা থেকে বিক্রি হয়, আর সেগুলো একে অপরের খবর পায় দেরিতে।
- অনেকগুলো বিক্রির পথ: ওয়াক-ইন, ফোন, Facebook মেসেজ, Booking.com, Agoda, Expedia। প্রতিটা আলাদা জায়গায় লেখা হয়।
- হাতে আপডেট: রিসেপশনে রুম বিক্রি হলো, কিন্তু OTA-র এক্সট্রানেটে সেটা বন্ধ করা হলো ঘণ্টাখানেক পরে। এর মধ্যেই অনলাইনে আরেকজন বুক করে ফেলেন।
- শিফট বদলের ফাঁক: সকালের স্টাফ একটা ফোন বুকিং খাতায় তুললেন, রাতের স্টাফ সেটা দেখলেন না।
- রুম নম্বর ছাড়া বুকিং: "একটা ডিলাক্স রুম" লেখা থাকে, কোন রুম সেটা থাকে না। শেষ মুহূর্তে দেখা যায় ডিলাক্স রুম আর বাকি নেই।
- বাতিল বুকিং খাতায় থেকে যাওয়া: গেস্ট বাতিল করলেন, কিন্তু খাতা থেকে কাটা হয়নি। উল্টোটাও হয়: বাতিল ভেবে রুম বিক্রি করা হলো, অথচ বুকিং বাতিল হয়নি।
যেদিন ঘটে যায়, সেদিন কী করবেন
- শান্তভাবে দায় নিন। গেস্টের সামনে স্টাফকে দোষ দেবেন না। আগে ক্ষমা চেয়ে সমাধানের কথা বলুন।
- নিজের হোটেলে উপায় খুঁজুন। একই বা ভালো ক্যাটাগরির অন্য খালি রুম থাকলে একই দামে সেটা দিন।
- না থাকলে কাছের ভালো হোটেলে ব্যবস্থা করুন। ভাড়ার পার্থক্য আর যাতায়াত খরচ নিজেরা দিন, আর পরদিন রুম খালি হলে ফিরিয়ে আনার প্রস্তাব দিন।
- OTA-কে জানান। বুকিংটা OTA থেকে এলে তাদের নিয়ম মেনে রিপোর্ট করুন, যাতে গেস্টের অভিযোগ আর আপনার অ্যাকাউন্টে বাড়তি ক্ষতি না হয়।
- কারণটা খুঁজে লিখে রাখুন। কোন পথে দুটো বিক্রি হলো, কে কখন তুলল। একই ভুল যেন আবার না হয়।
আর কখনো যাতে না হয়: পাঁচটা নিয়ম
- সব বুকিং এক জায়গায়। ফোন, ওয়াক-ইন, Facebook, OTA, সব বুকিং একটাই তালিকা বা একটাই বোর্ডে উঠবে। আলাদা খাতা, আলাদা Excel চলবে না।
- রুম বিক্রি হলে সব জায়গায় সাথে সাথে বন্ধ। হাতে এটা করা খুব কঠিন। চ্যানেল ম্যানেজার এই কাজটাই করে: এক জায়গায় রুম বিক্রি হলে বাকি সব সাইটে সংখ্যা নিজে থেকেই কমে যায়।
- বুকিংয়ের সাথেই রুম নম্বর। অন্তত আসার দিনের আগে প্রতিটা বুকিংয়ে নির্দিষ্ট রুম বসান, যাতে বোর্ড দেখেই খালি রুম বোঝা যায়।
- শিফট শেষে মিলিয়ে নিন। প্রতিটা শিফট শেষে আজকের আসা-যাওয়ার তালিকা বোর্ডের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
- বাতিল আর নো-শো সাথে সাথে তুলুন। বাতিল বুকিং যত দেরিতে তোলা হবে, ভুলের সুযোগ তত বাড়বে।
Muzn HMS-এ এটা কীভাবে কাজ করে
Muzn HMS-এ সব বুকিং একটাই টেপ চার্টে ওঠে, ফ্রন্ট ডেস্ক থেকে হোক বা Booking.com, Agoda, Expedia কিংবা আপনার নিজের বুকিং পেজ থেকে। একই রাতের জন্য একই রুম দুবার বিক্রি করতে দেয় না সিস্টেম নিজেই। OTA সিঙ্ক চালু থাকলে এক জায়গায় রুম বিক্রি হলে বাকি সব সাইটে সংখ্যা নিজে থেকেই কমে যায়।
মিটিং বুক করে দেখে নিন Muzn HMS সম্পর্কে আরও জানুন লাইভ ডেমো দেখুন