রেজিস্টার খাতা থেকে হোটেল সফটওয়্যারে যাওয়ার সহজ ধাপ
অনেক মালিক সফটওয়্যার কিনেও মাসের পর মাস খাতা চালু রাখেন, কারণ বদলটা ঠিকভাবে শুরুই হয়নি। দুটো একসাথে চললে স্টাফের কাজ দ্বিগুণ হয়, আর কোন হিসাবটা ঠিক, কেউ বলতে পারে না। বদলটা কয়েকটা ধাপে ভাগ করে নিলে এক সপ্তাহের মধ্যেই পুরো হোটেল নতুন সিস্টেমে চলে আসে।
ধাপ ১: আগে তথ্যগুলো এক জায়গায় গোছান
- রুমের তালিকা: প্রতিটা রুমের নম্বর, কোন ক্যাটাগরি (ডিলাক্স, স্ট্যান্ডার্ড, স্যুইট), কোন তলায়, কতজন থাকতে পারেন।
- দামের তালিকা: প্রতিটা ক্যাটাগরির মূল দাম (র্যাক রেট), আর কোম্পানি বা অনলাইন সাইটের জন্য আলাদা দাম থাকলে সেগুলো।
- ট্যাক্স: VAT আর সার্ভিস চার্জ কীভাবে ধরেন।
- হোটেলের আইনি তথ্য: চালানে যে নাম, ঠিকানা আর BIN যাবে।
- স্টাফের তালিকা: কে কী কাজ করেন, যাতে প্রত্যেককে শুধু তার কাজের অনুমতি দেওয়া যায়।
- কোম্পানি ক্লায়েন্ট: যাদের বাকিতে বিল হয়, তাদের নাম আর এখনকার বাকি।
ধাপ ২: সামনের সব বুকিং তুলুন
খাতায় আজ থেকে সামনের যত বুকিং আছে, সব নতুন সিস্টেমে তুলুন, কে কত আগাম টাকা দিয়েছেন সহ। এটাই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ। একটা বুকিং বাদ পড়লে সেই রুম আবার বিক্রি হয়ে ডাবল বুকিং হতে পারে। তোলা শেষ হলে দুজন আলাদা মানুষ দিয়ে খাতা আর সিস্টেমের তালিকা একবার মিলিয়ে নিন।
ধাপ ৩: শুরুর দিন ঠিক করুন
- তুলনামূলক ফাঁকা একটা দিন বেছে নিন, ছুটি বা বড় অনুষ্ঠানের আগের দিন নয়।
- শুরুর মুহূর্তে ড্রয়ারের ক্যাশ গুনে লিখে রাখুন। নতুন সিস্টেমের টাকার হিসাব সেখান থেকেই শুরু।
- যারা তখন হোটেলে আছেন, তাদের থাকা নতুন সিস্টেমে চালু করুন, এ পর্যন্ত কত বিল হয়েছে আর কত দিয়েছেন সহ।
- সেই দিন থেকে নতুন কোনো বুকিং খাতায় লিখবেন না। খাতা শুধু পুরনো হিসাব দেখার জন্য তুলে রাখুন।
ধাপ ৪: স্টাফদের ট্রেনিং, কাজ ধরে ধরে
পুরো সিস্টেম একবারে সবাইকে না শিখিয়ে প্রত্যেককে তার নিজের কাজটা শেখান। রিসেপশন শিখবে বুকিং, চেক-ইন, পেমেন্ট আর চেক-আউট; হাউসকিপিং শিখবে রুম পরিষ্কার চিহ্নিত করা; রেস্টুরেন্ট শিখবে অর্ডার নেওয়া আর রুমের বিলে চার্জ তোলা। একটা নকল বুকিং বানিয়ে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একবার হাতে-কলমে করিয়ে নিন।
ধাপ ৫: প্রথম সপ্তাহে প্রতিদিন মেলান
- সকালে আগের রাতের রিপোর্ট দেখুন: রুম বিক্রি আর টাকা বাস্তবের সাথে মিলছে কিনা।
- ড্রয়ারের ক্যাশ সিস্টেমের ক্যাশের সাথে মেলান।
- স্টাফরা কোথায় আটকাচ্ছেন, লিখে রাখুন আর সাথে সাথে সমাধান করুন।
- প্রথম সপ্তাহে ছোটখাটো ভুল হবেই। সেগুলো ঠিক করুন, কিন্তু খাতায় ফিরে যাবেন না।
Muzn HMS-এ বদলটা যেভাবে হয়
সেটআপের সময় আপনার রুম, দাম, ট্যাক্স আর স্টাফ অ্যাকাউন্ট আমরাই বসিয়ে দিই, তারপর আপনার টিমকে ট্রেনিং দিই। প্রত্যেক স্টাফ শুধু নিজের কাজের অংশটুকু দেখেন, তাই শিখতেও সময় কম লাগে। সেটআপ আর ট্রেনিং এককালীন ৳১০,০০০; ৬ মাসের টাকা একসাথে দিলে অর্ধেক, ১২ মাসের দিলে ফ্রি। শুরু করার আগে ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে আপনার নিজের রুম দিয়ে চালিয়ে দেখতে পারেন।