হোটেল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কেনার আগে যে ১০টা প্রশ্ন করবেন
সফটওয়্যারের ডেমো সবসময়ই সুন্দর দেখায়। সমস্যা বোঝা যায় তিন মাস পরে: বিল মেলে না, সাপোর্ট ফোন ধরে না, কিংবা মাসের শেষে ডলারে বিল আসে। কেনার আগে বিক্রেতাকে এই ১০টা প্রশ্ন করুন, আর উত্তরগুলো লিখে রাখুন।
টাকা-পয়সা
- মাসে মোট কত, আর তাতে কী কী আছে? দাম টাকায় কিনা, ভ্যাট আলাদা কিনা, আর রেস্টুরেন্ট, OTA সিঙ্ক বা SMS-এর জন্য আলাদা টাকা লাগে কিনা, সব আগে জেনে নিন। "শুরু মাত্র এত টাকা থেকে" শুনে সিদ্ধান্ত নেবেন না।
- বুকিং বা রুম ভাড়া থেকে কমিশন কাটে কি? কিছু সিস্টেম প্রতিটা বুকিং থেকে শতাংশ কাটে। হোটেল যত ভালো চলবে, খরচ তত বাড়বে।
- স্টাফ বাড়লে বা রুম বাড়লে দাম কীভাবে বদলায়? প্রতি ইউজার হিসাবে দাম হলে রিসেপশনে নতুন লোক নিলেই বিল বাড়বে।
প্রতিদিনের কাজ
- bKash, Nagad, Rocket, কার্ড আর কোম্পানির বাকি আলাদা করে রাখা যায়? দিনের শেষে কোন পথে কত টাকা এল, সেটা আলাদা দেখা না গেলে ক্যাশ মেলানো কঠিন।
- আপনার BIN নম্বরসহ VAT চালান ছাপা যায়? নমুনা চালান চেয়ে দেখুন। বিদেশি সফটওয়্যারে প্রায়ই বাংলাদেশের ফরম্যাট থাকে না।
- Booking.com, Agoda, Expedia-র বুকিং নিজে থেকে আসে, আর রুম বিক্রি হলে সব সাইটে বন্ধ হয়? না হলে ডাবল বুকিংয়ের ঝুঁকি থেকেই যায়।
- হোটেলের ইন্টারনেট চলে গেলে কী হবে? ক্লাউড সিস্টেম মোবাইল ডেটায় চলে কিনা, আর বড় হোটেলে নিজস্ব সার্ভারের ব্যবস্থা আছে কিনা জিজ্ঞেস করুন।
বিশ্বাস আর নিরাপত্তা
- টাকার হিসাব কেউ চুপচাপ বদলাতে পারে? ভালো সিস্টেমে চার্জ বা পেমেন্ট মোছা যায় না। ভুল ঠিক হয় নতুন এন্ট্রি দিয়ে, আর কে কখন কী করল তার রেকর্ড থাকে।
- ডেটা কার, ব্যাকআপ কত ঘনঘন, আর ছেড়ে গেলে ডেটা পাব? ডেটা হোটেলের, এটা লিখিত থাকা উচিত। ব্যাকআপ থেকে ফেরত আনা পরীক্ষা করা হয় কিনা, সেটাও জিজ্ঞেস করুন।
- সেটআপ, ট্রেনিং আর সাপোর্ট কে দেবে, কোন ভাষায়? রাত ১১টায় নাইট অডিট আটকে গেলে কাকে ফোন করবেন, সেটা আগে জেনে নিন। সম্ভব হলে এখন যারা ব্যবহার করছেন, এমন একটা হোটেলের সাথে কথা বলুন।
একটা ছোট পরামর্শ
শুধু ডেমো দেখে কিনবেন না। ফ্রি ট্রায়াল নিন, আর তাতে আপনার নিজের রুম আর দাম বসিয়ে এক সপ্তাহ চালিয়ে দেখুন। একটা ওয়াক-ইন, একটা OTA বুকিং, একটা রেস্টুরেন্টের বিল আর একটা চেক-আউট করে দেখুন সব ঠিকঠাক মেলে কিনা।
Muzn HMS এই প্রশ্নগুলোর উত্তর যেভাবে দেয়
দাম টাকায়, হোটেলের আকার অনুযায়ী মাসে ৳৪,৫০০ থেকে, কোনো কমিশন নেই, স্টাফ প্রতি আলাদা টাকা নেই। bKash, Nagad, Rocket, কার্ড, ব্যাংক আর কোম্পানির বাকি আলাদা হিসাবে থাকে। BIN নম্বরসহ VAT চালান ছাপা যায়। টাকার হিসাব মোছা যায় না, ডেটা কয়েক মিনিট পরপর কপি হয়, আর ডেটা হোটেলেরই থাকে। সেটআপ, ট্রেনিং আর সাপোর্ট বাংলায়। ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়াল চলে আপনার নিজের রুম দিয়েই।