হোটেলের শব্দকোষ: যে শব্দগুলো রোজ শোনেন, সহজ বাংলায়

PMS (প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম)

হোটেল চালানোর মূল সফটওয়্যার। বুকিং, রুম, চেক-ইন, গেস্টের বিল, হাউসকিপিং আর দিনের টাকার হিসাব এক জায়গায় থাকে। "হোটেল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার" বললে সাধারণত এটাকেই বোঝানো হয়।

আরও পড়ুন: সফটওয়্যার কেনার আগে যে ১০টা প্রশ্ন করবেন

OTA (অনলাইন ট্রাভেল এজেন্সি)

Booking.com, Agoda বা Expedia-র মতো ওয়েবসাইট, যেখানে গেস্ট অনলাইনে হোটেল খুঁজে বুক করেন। হোটেল এসব সাইটে রুম বিক্রি করে, আর সাইট প্রতিটা বুকিং থেকে কমিশন রাখে।

আরও পড়ুন: কয়েকটা OTA একসাথে চালানোর নিয়ম

এক্সট্রানেট

OTA-র হোটেলের জন্য বানানো অংশ, যেখানে লগইন করে হোটেল নিজের রুমের সংখ্যা, দাম, ছবি আর নিয়ম বদলায়। প্রতিটা OTA-র এক্সট্রানেট আলাদা।

চ্যানেল ম্যানেজার

যে সফটওয়্যার এক জায়গা থেকে সব OTA-তে রুমের সংখ্যা আর দাম মিলিয়ে রাখে। এক সাইটে রুম বিক্রি হলে বাকি সব সাইটে খালি রুমের সংখ্যা নিজে থেকেই কমে যায়, তাই প্রতিটা এক্সট্রানেটে আলাদা করে ঢুকতে হয় না।

বুকিং ইঞ্জিন

হোটেলের নিজের ওয়েবসাইটের বুকিং পাতা। গেস্ট সেখান থেকে সরাসরি বুক করেন, তাই কোনো OTA-কে কমিশন দিতে হয় না।

কমিশন

OTA প্রতিটা বুকিং থেকে রুম ভাড়ার যে অংশ রাখে। হার সাইট আর চুক্তিভেদে আলাদা, তাই চুক্তিতে নিজের হার দেখে নিন।

ওয়াক-ইন

আগে থেকে বুকিং না করে সরাসরি রিসেপশনে এসে রুম নেওয়া গেস্ট।

নো-শো

বুকিং ছিল, কিন্তু বাতিল না করেই গেস্ট আসেননি। আগাম টাকা থাকলে হোটেলের নিয়ম অনুযায়ী সেটা রাখা বা ফেরত দেওয়া হয়। OTA বুকিংয়ে নো-শো সেই সাইটের নিয়ম আর সময়সীমা মেনে জানাতে হয়।

গ্যারান্টিড বুকিং

আগাম টাকা বা কার্ডের নিশ্চয়তা দিয়ে রাখা বুকিং। গেস্ট দেরিতে এলেও রুমটা তার জন্য ধরে রাখা হয়।

প্রিপেইড আর পে-অ্যাট-হোটেল

OTA বুকিংয়ে গেস্ট হয় সাইটেই আগাম টাকা দিয়ে দেন (প্রিপেইড), নয়তো হোটেলে এসে দেন (পে-অ্যাট-হোটেল)। রিসেপশন কোনটা কোন ধরনের না জানলে আগাম দেওয়া গেস্টের কাছে আবার টাকা চাওয়া হয়ে যায়।

গ্রুপ ব্লক

বিয়ে, কনফারেন্স বা ট্যুর দলের জন্য এক নামে একসাথে আটকে রাখা কয়েকটা রুম। প্রতিটা রুমের গেস্ট আলাদা হলেও বুকিংটা পরিচিত হয় দলের নামে।

ডাবল বুকিং

একই রাতে একই রুম দুজন গেস্টের কাছে বিক্রি হয়ে যাওয়া। সাধারণত হয় যখন রুমের হিসাব এক জায়গায় থাকে না।

আরও পড়ুন: ডাবল বুকিং কেন হয়, আর কীভাবে বন্ধ করবেন

র‍্যাক রেট

হোটেলের মূল দামের তালিকা: কোনো ছাড় ছাড়া প্রতিটা রুম ক্যাটাগরির পূর্ণ দাম। কোম্পানি, OTA বা অফারের দাম সাধারণত র‍্যাক রেট থেকে ছাড় দিয়ে ঠিক করা হয়, তাই বিলে কত ছাড় দেওয়া হলো পরিষ্কার বোঝা যায়।

রেট প্ল্যান

একই রুমের জন্য আলাদা শর্তে আলাদা দাম। যেমন নাস্তাসহ দাম, কোম্পানির জন্য দাম, বা আগাম পরিশোধ করলে কম দাম।

Occupancy (অকুপেন্সি)

বিক্রিযোগ্য রুমের কত শতাংশ একটা রাতে বিক্রি হয়েছে। উদাহরণ: ৪০টা রুমের ৩০টা বিক্রি হলে occupancy ৭৫%। মেরামতের জন্য বন্ধ রুম সাধারণত বিক্রিযোগ্য রুমের হিসাবে ধরা হয় না।

ADR (গড় রুম ভাড়া)

বিক্রি হওয়া প্রতিটা রুমের গড় ভাড়া: মোট রুম ভাড়া ÷ বিক্রি হওয়া রুমের সংখ্যা। উদাহরণ: ৩০টা রুম থেকে ৳১,৫০,০০০ এলে ADR ৳৫,০০০।

RevPAR

প্রতিটা বিক্রিযোগ্য রুম থেকে গড় আয়, খালি রুম সহ: মোট রুম ভাড়া ÷ মোট বিক্রিযোগ্য রুম। উদাহরণ: ৪০টা রুমের হোটেলে ৳১,৫০,০০০ এলে RevPAR ৳৩,৭৫০। Occupancy আর ADR দুটোকে একসাথে দেখায়, তাই এক সংখ্যায় হোটেল কেমন চলছে বোঝা যায়।

টেপ চার্ট

রুম আর তারিখের একটা বোর্ড: বাঁ দিকে সব রুম, উপরে তারিখ, আর প্রতিটা বুকিং একটা রঙিন ফিতার মতো। এক নজরে বোঝা যায় কোন রুম কবে খালি।

হাউসকিপিং স্ট্যাটাস

রুমের পরিষ্কারের অবস্থা। ডার্টি মানে পরিষ্কার দরকার, ক্লিন মানে পরিষ্কার হয়েছে, আর ইন্সপেক্টেড মানে সুপারভাইজার দেখে নিশ্চিত করেছেন রুম গেস্টকে দেওয়ার মতো।

OOO আর OOS

OOO (Out of Order): বড় মেরামতের জন্য বিক্রি থেকে বাদ রাখা রুম, যা বিক্রিযোগ্য রুমের হিসাবেও ধরা হয় না। OOS (Out of Service): ছোট কোনো কাজের জন্য অল্প সময় বন্ধ রুম, যেমন একটা বাল্ব বদলানো বাকি।

ফোলিও

একজন গেস্ট বা বুকিংয়ের চলতি বিল। রুম ভাড়া, রেস্টুরেন্ট বা অন্য চার্জ আর সব পেমেন্ট এখানে ওঠে, আর চেক-আউটে সব মিটে গেলে ফোলিও বন্ধ হয়।

আরও পড়ুন: bKash, Nagad আর ক্যাশের হিসাব মেলানোর নিয়ম

নাইট অডিট

প্রতি রাতে দিনের হিসাব মিলিয়ে হোটেলের ব্যবসার দিন বন্ধ করা আর রিপোর্ট তৈরি করা।

আরও পড়ুন: নাইট অডিট কী, আর কেন প্রতি রাতে দরকার

ব্যবসার দিন (বিজনেস ডেট)

হোটেলের হিসাবের দিন। ক্যালেন্ডারের তারিখ মাঝরাতে বদলে যায়, কিন্তু হোটেলের ব্যবসার দিন বদলায় নাইট অডিট শেষ হলে। তাই রাত ১টায় হওয়া চেক-আউট আগের দিনের হিসাবেই পড়তে পারে।

BIN

ব্যবসা শনাক্তকরণ নম্বর, VAT নিবন্ধনের সময় পাওয়া নম্বর। হোটেলের VAT চালানে এই নম্বর থাকতে হয়।

VAT চালান

গেস্ট বা কোম্পানিকে দেওয়া কর চালান, যাতে হোটেলের নাম, BIN, ক্রমিক নম্বর, সেবার বিবরণ আর VAT আলাদা করে দেখানো থাকে।

আরও পড়ুন: হোটেলে VAT চালান কীভাবে দেবেন