হোটেলের নাইট অডিট কী, আর কেন প্রতি রাতে দরকার
মাঝরাতের পর ফ্রন্ট ডেস্কে একটা কাজ বাকি থাকে: আজকের দিনটা বন্ধ করা। হোটেলের ভাষায় একে বলে নাইট অডিট। এটা ঠিকমতো না হলে পরদিন সকালে কেউ নিশ্চিত করে বলতে পারে না, গতকাল কয়টা রুম বিক্রি হলো, কত টাকা এল, আর কার কাছে কত বাকি।
নাইট অডিট আসলে কী
নাইট অডিট হলো হোটেলের একটা ব্যবসার দিন আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ করে পরের দিন শুরু করা। ক্যালেন্ডারের তারিখ মাঝরাতেই বদলে যায়, কিন্তু হোটেলের হিসাবের দিন বদলায় অডিট শেষ হলে। এর মধ্যে তিনটা কাজ হয়:
- মেলানো: আজ যাদের আসার কথা ছিল তারা এসেছেন কিনা, আর যাদের যাওয়ার কথা তারা গেছেন কিনা।
- হিসাব: আজকের রুম ভাড়া, অন্য চার্জ আর সব পেমেন্ট ঠিকঠাক উঠেছে কিনা।
- বন্ধ করা: দিনটা তালাবদ্ধ করে রিপোর্ট তৈরি, যাতে পরে কেউ চুপচাপ আজকের হিসাব বদলাতে না পারে।
দিন বন্ধের আগে যা যা মেলাবেন
- আসার তালিকা। আজ যাদের আসার কথা, প্রত্যেকের ব্যাপারে সিদ্ধান্ত নিন: চেক-ইন হয়েছে, নো-শো, নাকি বাতিল। ঝুলে থাকা বুকিং পরদিন ডাবল বুকিংয়ের কারণ হয়।
- যাওয়ার তালিকা। যাদের আজ চেক-আউটের কথা, তারা গেছেন নাকি থাকার মেয়াদ বাড়িয়েছেন।
- ক্যাশ গোনা। ড্রয়ারের টাকা গুনে পেমেন্টের তালিকার ক্যাশের সাথে মেলান। bKash, Nagad আর কার্ড আলাদা আলাদা মেলান।
- ফেরত আর বাতিল। আজ যত টাকা ফেরত দেওয়া হয়েছে, প্রতিটার আলাদা এন্ট্রি আছে কিনা দেখুন।
- আগাম টাকা। যারা আজ হোটেলে থাকেননি কিন্তু সামনের বুকিংয়ের জন্য আজ টাকা দিয়েছেন, সেই টাকাও আজকের হিসাবে এসেছে কিনা।
কোন সমস্যা থাকলে দিন বন্ধ করবেন না
দুই ধরনের বিষয় আলাদা করে দেখুন:
- আটকে দেওয়ার মতো: কোনো গেস্টের ব্যাপারে সিদ্ধান্ত বাকি (এসেছেন কিনা জানা নেই), কিংবা টাকার হিসাব মিলছে না। এগুলো রেখে দিন বন্ধ করলে ভুলটা স্থায়ী হয়ে যায়।
- শুধু নোট রাখার মতো: কয়েকটা রুম এখনো পরিষ্কার হয়নি, বা কোনো রুম মেরামতের জন্য বন্ধ। এগুলো নিয়েও দিন বন্ধ করা যায়, তবে সকালের শিফটকে জানিয়ে রাখুন।
সকালের রিপোর্টে মালিক কী দেখবেন
- কয়টা রুম বিক্রি হয়েছে, আর occupancy কত শতাংশ
- রুম ভাড়া থেকে আয়, আর অন্য চার্জ যেমন রেস্টুরেন্ট বা লন্ড্রি
- কোন পথে কত টাকা এসেছে: ক্যাশ, bKash, Nagad, কার্ড, ব্যাংক
- কত টাকা ফেরত গেছে
- কতজন এসেছেন, কতজন গেছেন, কয়টা নো-শো আর বাতিল
প্রতিদিন একই সময়ে এই কয়েকটা সংখ্যা দেখলে হোটেলের কোথায় সমস্যা হচ্ছে, খুব তাড়াতাড়ি ধরা পড়ে।
কে করবেন, কখন করবেন
ছোট হোটেলে সাধারণত রাতের শিফটের রিসেপশনিস্ট বা ফ্রন্ট অফিস ম্যানেজার এই কাজ করেন। প্রতিদিন একই সময়ে করুন, মাঝরাতের পর। দুই-তিন দিন জমিয়ে একসাথে করলে কোন দিনের ভুল কোথায়, খুঁজে বের করা অনেক কঠিন হয়ে যায়।
Muzn HMS-এ নাইট অডিট কীভাবে কাজ করে
হোটেলের নিজের সময়ে রাত ১২টা ১ মিনিটের পর Muzn HMS আগের দিন বন্ধ করতে দেয়। বন্ধের আগে দেখায় কোন গেস্টের চেক-ইন বা চেক-আউট ঝুলে আছে আর টাকার হিসাবে কোনো গরমিল আছে কিনা। এসব থাকলে দিন বন্ধ হয় না। ময়লা রুম শুধু সতর্কবার্তা হিসেবে দেখায়, দিন আটকায় না। আপনি চাইলে আমরা প্রতি রাতে নিজে থেকে অডিট চালানো চালু করে দিই।
অডিট শেষে রিপোর্ট তৈরি থাকে: occupancy, রুম ভাড়া, অন্য চার্জ, পেমেন্ট, ফেরত, আসা-যাওয়া, নো-শো, বাতিল, আর সেদিন আগাম টাকা দেওয়া বুকিংয়ের তালিকা। বন্ধ হওয়া দিনের টাকার হিসাব আর বদলানো যায় না।
মিটিং বুক করে দেখে নিন Muzn HMS সম্পর্কে আরও জানুন লাইভ ডেমো দেখুন